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確定申告する経費を考える 備品・消耗品費

「経費」は勘定科目ごとに集計して申告します。

勘定科目は特に決まりはありませんが一般的な分類を使うことを

おすすめします。

―― リンク:勘定科目一覧表

 

実際に「販売費・一般管理費」でよく使われる「備品・消耗品費」を見てみましょう。

 

ここには1個または1組の取得価格が10万円以下の購入品

(売るための材料や商品を除く)が分類されます。

 

鉛筆一本から10万円のパソコンまで1個または1組の取得価格が

10万円以下で事業に使う物はすべてここに分類します。

「複式簿記」ではたとえば10万円のパソコンを購入した時に

10万円のお金が10万円のパソコンに置き換わったと処理します。

 

10万円が一気に消費されたと考えるのではなくて10万円のパソコンを

使っているうちに徐々に価値が下がっていつかは価値がなくなるというのが

基本的な考え方です。

 

では鉛筆も年末に長さを測ってどれだけ残っているかを

申告するのでしょうか?

税金の計算では正確な申告を求めていますがそこまで厳密にやっていると

いそがしくてとても仕事をしている暇がありません。

 

正確な申告を求めていますがそこまで細かいところまでは要求されずに

金額が低いものは一度に経費処理していいですよと決められています。

 

ですから1個または1組の取得価格が10万円以下の「備品・消耗品費」では

「事業の用に供した時」に一括で経費処理していいのです。

ではいつ経費として計上するのでしょうか。

 

備品・消耗品は「事業の用に供した時」とされています。

パソコンならば箱を開けて電源を入れてセットアップを始めた時

と考えてよさそうです。

 

ではプリンター用紙500枚入を5冊買って1冊プリンターに入れて

半分ぐらい使っている場合はどうでしょう。

 

年末に500枚入りが4冊とプリンターに約250枚残っています。

この場合はプリンターに残っている250枚は鉛筆の残りと同じですでに消費したと考えられます。

 

問題は未開封の4冊です。

たとえば今年はたまたまいつもの年よりもたくさんもうかっているから

「備品・消耗品」を大量に購入して「備品・消耗品費」として経費処理

して税金を安くしようと企てていると考えられるかもしれません。

 

ですから未開封の「備品・消耗品」は購入金額のまま次の年に持ち越すのが

無難です。

「備品・消耗品」の倉庫を持っていると考えると理解しやすいかも

しれません。

 

購入したらまず「備品・消耗品倉庫」に入れる。

その時は「備品・消耗品」の総勘定元帳に購入した価格を入れておきます。

 

実際に使うときに「備品・消耗品倉庫」から出してきて封を開けて使いだす。

その時に「備品・消耗品」の総勘定元帳から消費したとするのです。

そして年末に「備品・消耗品倉庫」に残っているものは「貯蔵品」として購入金額を次の年に繰り越します。

 

確定申告する経費を考える 通信費

インターネットビジネスではインターネットサービスプロバイダー(以下ISP)

に支払うお金となどの通信費が発生します。

仕事専用のメールアドレスや独自ドメインや専用サービスや場合によっては

サーバー費用など仕事で使うインターネット費用はすべて計上できます。

 

5年契約などの複数年にまたがる費用はその年の費用を割り出して

毎年経費として計上するのが基本です。

でも年の途中から契約して最後まで使い切るかわからないと考えると

処理が複雑にもなります。

 

このような場合は少額ならば一括で処理することも可能です。

ここでプライベートと共有している場合はどうでしょうか。

仕事で使うのだけどプライベートでも利用しているISP費用などです。

 

全部経費として計上すると経費の水増しになるけれどこれがないと仕事にならない。

仕事で使う分だけでも経費として計上したいものです。

こういった「仕事」と「プライベート」が明確には分けられないものは

基準を作って切り分けます。

 

切り分けの基準は自分で作りますが正当性がなければいけません。

パケット量で切り分けられれば正当性が認められやすいと思いますが

すべてのパケットを「仕事」なのか「プライベート」なのか

切り分けるのは無理があります。

 

こういった場合は利用時間で切り分けてはいかがでしょうか。

仕事時間を毎日記録して総利用時間から仕事で利用している割合で便宜的に切り分けます。(按分)

これなら正当性があるといえそうです。

 

他にも電話代や携帯電話代も同様に切り分けるのが難しい場合があるかと

思います。このような場合も基準を作って切り分けます。

 

日々の業務記録を作っておくと按分の基準が説明しやすくなると思います。

電話代では契約者が自分以外の家族になっている場合もあるかと思います。

この場合も生計が一つの戸籍上の家族ならば経費に計上できます。

 

切手代、はがき代、ゆうパックの料金なども通信費に入ります。

これらもプライベートで使ったものは除外して経費として計上しましょう。

インターネットビジネスを行うには通信費が必要です。

正当な切り分けをおこなってしっかりと経費計上しましょう。

 

確定申告する経費を考える 旅費交通費

たとえば旅ブログを作ってアフィリエイトで収入を得ている場合には

取材が必要になってくると思います。

取材で温泉地に出向いて高級旅館で豪華料理を食べて旅を満喫!!

楽しい旅での経験をブログに書いてアフィリエイトで収入を得るため

ならこれは取材です。

 

ここで使った交通費や宿泊費はアフィリエイト収入を得るために使った

お金(仕事のための取材なので)ですので「旅費交通費」として経費になります。

 

車で行ったら高速代金やガソリン代、電車行ったのなら電車の運賃

取材先でタクシーを使ったらタクシー代

高級旅館の宿泊代に豪華料理の食事代

仕事のために必要であれば経費です。

 

「旅費交通費」に占める「取材費」の割合が高くなってきたら

「取材費」として勘定科目を独立させることも考えましょう。

 

勘定科目は特に決まりはありませんので実態を把握しやすいように

自分で作って良いです。

インターネットビジネスと言っても完全にリアル社会から隔離されている

わけではないのですから旅ブロガーでなくても交通費は発生しますね。

 

仕事のために使った交通費は「旅費交通費」として経費計上しましょう。

難しいのが車のガソリン代や駐車場代とかの維持費です。

プライベートでも使うけど仕事でも使う。

仕事で使った費用は経費として計上したいものです。

こういった「仕事」と「プライベート」が明確には分けられないものは

基準を作って切り分けます。

 

切り分けの基準は自分で作りますが正当性がなければいけません。

車の場合は距離で切り分けるとよさそうです。

仕事で使った距離を毎回業務日誌のようなものに記録するのが理想です。

年初めに車の距離メータの数字を記録しておいて仕事で使った総距離を

業務日誌から算出して年間の走行距離との割合で車にかかった費用を

按分して計上するのです。

 

正確な距離が記録していないと大体の割合で按分することになりますが

正当性を証明するのは少し難しくなります。

個人事業では「仕事」と「プライベート」を完全に切り分けるのは困難です。

「旅費交通費」では移動先で「仕事」も「プライベートな用事」も済ませた

場合や「プライベートな用事」のために少し遠回りをして余分に交通費が

かかった場合などは完全に切り分けられないかもしれません。

 

難しくても個人事業主としては正当性のある切り分けをおこなって

経費の申告をおこないたいものです。

 

確定申告する経費を考える 研修費と広告宣伝費

仕事の参考に本を購入した場合はどのような勘定科目が良いでしょうか。

書評を書くことが多いなどで書籍費がかさむ場合は独立した勘定科目として

「書籍」を作成するのがいいと思います。

 

でも仕事の参考に書籍を買って勉強したという場合ならば「研修費」で

いかがでしょうか。

ほかにもセミナーや情報交換の会合などへの参加費などもこの「研修費」に

入れるといいと思います。

雑誌や有料のメーリングリストとか業界紙とか投資ブログを書くための

経済新聞などもここに入るかもしれません。

 

またフリーのプログラマーならプログラミング言語のセミナーや

Web運用のためのイベント参加など直接の収入には費用とするのが

難しい場合でも仕事のためのスキルアップとして費用計上が可能です。

英語のページを作成していれば英会話学校に通学する費用も入るかもしれません。

IT関連の記事を書いていれば展示会への参加も必要ですね。

直接の収入には結びつかなくても仕事のために必要なスキルアップであれば

経費として計上したいです。

 

Webデザイナーがインターネット広告を打った場合は「広告宣伝費」ですね。

サイトのロゴを外注で頼んだ場合の費用やもちろん新聞折り込みチラシを

入れた場合にも「宣伝広告費」です。

展示会への展示の機会があるかもしれません。

あるいは業界紙へ広告を出したりWebサイトのデザインを外部に頼んだりした

場合など個人事業でも「広告宣伝」が必要な場合は考えられます。

 

勘定科目には決まりはありませんので自分で決めることができます。

仕事の内容がわかりやすいように細分化してなおかつ煩雑にならないぐらいに整理して

自分の事業に向いている勘定科目を精査していくのが良いかと思います。

 

額の大きな勘定科目があれば分割してより内容が分かるように

逆に少額の勘定科目は統廃合をおこなって煩雑さを回避するように

決算の流れがわかる範囲で変えていけばいいのです。

 

そのためには普段から自分で内容がわかる程度の業務日誌をつけることを

おすすめします。

自分でしっかりと把握できていれば申告するときにあわてなくてもいいし

仮に申告した後で税務署から問い合わせがあってもすぐに答えられます。

なによりも自分で事業の全体像が把握できますのでさらなる成長のための

戦略策定にも役立ちます。

 

確定申告する経費を考える 接待交際費

個人事業の経費で気になるのが「接待交際費」です。

「接待交際費」っていくらまで認められるのでしょう。

 

法人の場合は資本金1億円以下の企業は上限年間800万円までで

資本金1億円を超える企業は全く認められません。

でも個人事業では上限がありません。

仕事上必要な「接待交際費」はすべて認められているのです。

 

ただし用途が不明瞭な交際費や明らかに売上と見合わない金額の交際費は

当然認められません。

では「接待交際費」とはどのようなものでしょうか。

税法上は以下のようになっています。

―― 引用:国税庁 法令解釈通達 交際費等の範囲

(交際費等の意義)

61の4(1)-1 措置法第61条の4第4項に規定する「交際費等」とは、交際費、接待費、機密費、その他の費用で法人がその得意先、仕入先その他事業に関係ある者等に対する接待、供応、慰安、贈答その他これらに類する行為のために支出するものをいうのであるが、主として次に掲げるような性質を有するものは交際費等には含まれないものとする。(昭57年直法2-11「十一」、平6年課法2-5「三十一」、平26年課法2-6「三十二」により改正)

(1) 寄附金

(2) 値引き及び割戻し

(3) 広告宣伝費

(4) 福利厚生費

(5) 給与等

 

つまりお得意様の接待ゴルフとか

仕事関係者への結婚祝いなどの慶弔金とかお中元お歳暮とか

セミナー終了後の仕事仲間との懇親会で情報交換したときの飲食代とか

インターネットビジネス仲間とのオフラインミーティングの費用とかの

仕事上必要な接待交際に使用したお金はすべて「接待交際費」です。

 

「接待交際費」はあくまでも事業をスムーズに進めるための費用ですから

誰と」と「どのよう利益につながるか」というのが重要になります。

ここがあいまいだとただのプライベートな出費となり利益を消費したと解釈されます。

 

業務上必要な出費だと証明するためにはすべての「接待交際費」に

「相手」と「何のためなのか」を明確に記録しておくことが重要です。

経費計上するには当然領収書が必要ですが割り勘などで

どうしても領収書がない場合は出金伝票で代用しましょう。

 

その場合も同席者すべてと何のための出費かを明確に残しておくことが重要です。

インターネットビジネスを進めるうえでも「接待交際費」は必要です。

ぜひ明確に記録して必要な「接待交際費」はしっかりと計上しましょう。

 

確定申告する経費を考える 地代家賃と水道光熱費

個人事業主であれば自宅を事務所として店舗としてあるいは工房として

使用している方も多いと思います。

この場合でも「地代家賃」を按分することで経費にすることができます。

 

自宅にかかる家賃、持ち家なら減価償却費、住宅ローン金利、固定資産税

火災保険料管理費、修繕積立金などを事務所として利用している割合で

按分して「地代家賃」として経費に計上します。

 

ただし住宅ローン減税を受けている場合は住宅ローン金利の扱いについては

控除との関係でややこしくなりますので注意が必要です。

 

一室を仕事専用としてプライベートでは使っていない場合は

普段生活に利用する床面積の割合で按分できます。

その場合は仕事専用の部屋にはプライベートなものをできるだけ置かなければ

立ち入りの税務調査でも説得力があります。

 

プライベートと兼用の部屋を事務所などとして使っている場合は床面積と

仕事で占有している時間割合を求めて経費計上します。

毎日の業務日誌をつけていれば時間割合の正当性が主張できます。

 

インターネットビジネスでは電気がなければ仕事になりません。

電気代も「水道光熱費」としてプライベートと切り分けて経費計上しましょう。

電気代は「地代家賃」よりもプライベートとの切り分けが

難しいところですが明確な基準を示してしっかりと説明できることが重要です。

 

また自宅に仕事上の来客があればコーヒーを出すかもしれません。

水道代やガス代だってインターネットビジネスを行う上で重要なインフラです。

 

さらに切り分けが難しそうですがこれも明確な基準を設定して経費計上しましょう。

仕事のために必要な経費なのですからしっかりと経費計上したいですね。

「地代家賃」と「水道光熱費」は独立した事務所などを持てば

切り分けが簡単なのですが自宅を仕事場としている個人事業主には

プライベートとの切り分けが非常に難しい項目となります。

 

切り分け方法の基準はありませんし厳密な切り分けが非常に困難ですので

個人事業主の主張と税務署の考え方は食い違って当たり前だと思います。

それでも業務をわかっているのは個人事業主ですので個人事業主として

しっかりと専有面積や占有時間などの明確な基準を作って仕事上どうしても

必要な経費として計上していきたいものです。

 

確定申告する経費を考える 減価償却費

勘定科目は特に決まりはありませんが一般的な分類を使うことをおすすめします。

ただ他の法律で使われている名称もありますのでその場合は法律に合わせた方が良いです。

 

経費では「減価償却費」が該当します。

減価償却の概要や減価償却方法などは法律で定義されています。

―― 引用:国税庁 No.2100 減価償却のあらまし

減価償却の概要

 事業などの業務のために用いられる建物、建物附属設備、機械装置、器具備品、車両運搬具などの資産は、一般的には時の経過等によってその価値が減っていきます。このような資産を減価償却資産といいます。他方、土地や骨とう品などのように時の経過により価値が減少しない資産は、減価償却資産ではありません。

 減価償却資産の取得に要した金額は、取得した時に全額必要経費になるのではなく、その資産の使用可能期間の全期間にわたり分割して必要経費としていくべきものです。この使用可能期間に当たるものとして法定耐用年数が財務省令の別表に定められています。減価償却とは、減価償却資産の取得に要した金額を一定の方法によって各年分の必要経費として配分していく手続です。

たとえば30万円のパソコンを購入した場合には何年かにわたって使い続ける

という前提で税金を処理します。

 

つまり一度に消費したわけではなくて30万円のお金が30万円のパソコンに

置き換わって時の経過によって価値が減っていくという考え方です。

 

そして毎年価値が減少した部分を「減価償却費」として経費計上するのです。

それぞれの資産には「法定耐用年数」が定められていて

財務省から公表されています。

―― リンク:財務省 耐用年数

 

パソコンの「法定耐用年数」は4年ですので30万円のパソコンは

4年にわたって経費計上することになります。

毎年の償却方法として毎年同じ額を原価償却する「定額法」と

毎年同じ割合で減価償却する「定率法」があります。

―― リンク:国税庁 No.5410 減価償却資産の償却限度額の計算方法

 

青色申告をおこなっている中小企業者が30万円未満の減価償却資産を

購入した場合には一括で経費計上できる特例があります。

―― リンク:国税庁 No.5408 

中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例

 

「減価償却費」は「お金の出ていかない」費用でキャッシュを生み出す

経費とも言われています。

その分法律で細かく運用が決められている経費でもありますので

しっかりと把握してできるだけうまく活用しましょう。

 

確定申告する経費を考える 雑費にする前に

勘定科目は業種によっても変わってきますしそれぞれの事業体によって

実態をよりわかりやすく表すために使い分けていますので事業体によって

異なっていることが多いのです。

でも多くの事業体で使われている勘定科目があります。

「雑費」です。

 

他の勘定科目には分類できないけれど使った経費で独立した勘定科目を

作るほどの金額でもない出費は最終的に「雑費」に分類されます。

「雑費」はどんな出費でも分類できますので非常に「使い勝手のいい」

勘定科目です。

 

でも「雑費」に入れるのは最後の手段なのです。

何でもかんでも「雑費」に入れて「雑費」が膨れ上がっているというのは

帳簿として失格です。

 

まずは他の勘定科目に分類できないかを考えてください。

仕事のために支払った税金は「租税公課」に分類します。

仕事で使う車の自動車税、個人事業税、固定資産税や領収書や契約書に

貼った印紙代などが該当します。

 

仕事上支払った損害保険料は「支払保険料」に分類します。

仕事で使う車の自動車保険料、仕事場の火災保険料、パソコンなどにかける

保険料などが該当します。

 

仕事で使う物を修理した時の修理代は「修繕費」に分類します。

仕事場の修繕、パソコンなどのOA機器の修理代、仕事で使う車の修理代

などが該当します。

 

仕事上の荷物の配送料は「荷造運賃」に分類します。

ネット通販での配送料や梱包に使う段ボール箱とか荷造りテープ

クッション材などが該当します。

 

頻度が少なくて少額の場合はわざわざ勘定科目を設けずに「雑費」として

処理してかまいませんが何に使ったものなのかの記録をしっかりと

残しておくことが大切です。

 

頻度が少なくても額が大きい場合は必ず勘定科目を設けましょう。

その他にも先人が使い勝手のいい勘定科目を作ってくれていますので

一般に使われている勘定科目をうまく活用して「雑費」の金額割合が

あまり高くならないように分類しましょう。

―― リンク:勘定科目一覧表

 

「雑費」の金額割合が高い帳簿は見る人にちゃんと分類できていない印象を

与えます。

また自分の事業を把握するのにも「雑費」でまとめてしまうと何にいくら

使っているのか管理するのが難しくなります。

 

確定申告するためにちゃんとした帳簿を作るということは自分の事業を

しっかりと見直すことにもつながりますのでぜひ今後の事業のためにも活用したいですね。

 

以上が主な勘定科目と経費についてです。

確定申告する際に納税額が大きく異なりますのでぜひ

確実な経費計上を行ってください。