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マイナンバー制度が始まることで、会社員はどのように行動することが求められているでしょうか。


マイナンバー制度と会社員:通知カードの受け取り


日本にある5000万を超える全ての世帯に、マイナンバーを告知する「通知カード」が2015年10月~11月から郵送されました。 
住民票が日本にある方全てが対象ですので、外国籍の方でも住民票があるならば、マイナンバー発行の対象となります。

世帯の構成員分がまとめて郵送されますので、全てのカードがそろっているかどうか確認し大切に保管しましょう。

また、通知カードには、「個人番号カード交付申請書」が連結されています。丁寧に切り離し、通知カードは厳重に管理・保管し、個人番号カード交付申請書は、個人番号カードの申請に利用しましょう。

個人番号カードの申請は任意となっていますが、2017年から開始される情報サービス「マイナポータル」を利用するためにも必要となります。発行しておいた方が、行政の各種サービスを受ける際にも便利となります。


マイナンバー制度と会社員:会社への申告


会社における社会保険や住民税・所得税の手続きにもマイナンバーが必要となります。
庶務課などから申告を求められたら、速やかに応じるようにしましょう。

また、年に1度の提出が義務付けられている「扶養控除異動申告書」にも、マイナンバーが必要となります。会社員本人の分と家族の分のマイナンバーを記入しましょう。

今後、マイナンバーを記入した書類を提出する際は、マイナンバーが本人のものであることを示すために、本人確認書類(身分証明書)を同時に提示することが求められます。

ここで利用できる本人確認書類は、パスポートや運転免許証などの顔写真が入った公的証明書か、健康保険証や年金手帳などの顔写真が入らない公的書類、学生証などの顔写真が入る非公式の書類が利用できますが、顔写真が入らない書類や非公式の書類の場合は複数の提示が求められることもあります。

本人確認とマイナンバー確認が同時に行える「個人番号カード」の必要性をさらに感じるかもしれません。 

もちろん、税金面での手続きは、正社員だけでなくパートタイムで働いている人やアルバイト勤務の人にも必要な手続きとなります。全ての勤務形態の労働者が一様に行わなくてはならない手続きですので、税金手続きのためにマイナンバーの記入が求められた場合には、速やかに応じるようにしましょう。


マイナンバー制度と会社員:退職後のマイナンバー管理


会社を退職した場合や、契約期間が終了した場合でも、一定期間はマイナンバーが会社の情報として保存されます。 法律で定められた期間が過ぎるとマイナンバーを含む個人情報は削除しなければなりませんので、従業員側からは退職時や契約終了時に特に何も行うことはありません。

ですが、退職したにも関わらず、個人情報が利用されている場合と感じる場合や、勤めていた会社経由で情報が漏えいしているのではと考えられる場合には、各自の情報がどのように利用されているのか、だれに利用されているのかをチェックするために、マイナポータル情報のアクセス履歴を調べることができます。 

マイナポータルに個人番号カードとパスワードを使ってログインすると、どの機関が個人情報を利用したのかが一目で分かるようになっています。個人情報を正しく管理する観点からも、「個人番号カード」の発行は必須と言えるでしょう。

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会社でのマイナンバー提示による情報漏洩を防ぐ


会社で社会保険や納税処理の際に、従業員のマイナンバーが必要となります。
ですが、会社から要請された場合にはいつでもマイナンバーを提示しなくてはらないわけではありません。 

基本的には、会社では社会保険や住民税・所得税の手続き以外にマイナンバーを使用することはできません。従業員を管理するための番号や、顧客管理のための番号に使用することは法律によって禁じられています。

社会保険と税関係以外でマイナンバーを求められる場合には拒絶を示し、正しい目的以外で利用されているのを発見したら、特定個人情報保護委員会に速やかに知らせるようにしましょう。

また、マイナンバーなどの個人情報を管理する立場にある人は、法律で定められた目的以外にマイナンバーをもらった場合は返却もしくは廃棄することが必要です。正しい目的でマイナンバーをもらう場合は、番号だけでなく必ず本人確認を行ったうえでマイナンバーを受け取ります。

マイナンバーは非常に重要な個人情報ですので、くれぐれも扱いや管理には注意しましょう。


会社でのマイナンバー取り扱いを他の業者に依頼する場合


従業員を多数抱える企業や、事務処理を他社に委託している会社の場合、マイナンバーの取り扱いやマイナンバーを使った税処理の一部あるいは全てを他の業者に依頼することも可能です。 

マイナンバー関連の事務の依頼を受けた業者は、取り扱いや管理を慎重に行うことが当然の義務として求められますが、委託する企業側も、マイナンバーを委託業者が適切に扱っているか監督する義務が生じます。


会社にマイナンバーを届け出るのはいつからか


2016年1月からマイナンバー制度が始まりましたが、社員は各自のマイナンバーを会社の庶務課やそれに相当する課に教えるようにしましょう。

給与所得の源泉徴収票においては、2016年1月分からマイナンバーを使った事務処理に適用されますが、会社によって事務や社員からマイナンバーを取得するスピードが異なることを考慮して、2017年1月末までに源泉徴収票にマイナンバーが記されれば良いことになっています。


マイナンバーの会社への告知を拒否できるか


マイナンバーがどのように利用されるのか不安がある場合や、個人情報がどの程度会社に把握されるのか疑問を感じる場合は、マイナンバーという重要な個人情報を会社に告知することに抵抗を感じるかもしれません。

2015年11月の時点では、国税庁の公式見解として、個人番号(マイナンバー)や法人番号(法人ナンバー)の記載がない書類が申告された場合、会社への罰則や個人への罰則は税法上定められていないことを公表しています。
ですが、マイナンバー制度が導入されることで、マイナンバー告知義務に反した団体や個人に対する処罰が設定されることも考えられ、会社が勧告したにも関わらずマイナンバー告知を拒否する社員に対して、会社が独自に処罰を与えることも充分予想されます。

マイナンバー制度は税金の処理に使うと言う目的のための制度ですので、国民の義務である「納税の義務」を正しく果たすためにも指示に従ってマイナンバーを告知するように心がけましょう。

そして、会社において適正に個人情報が管理されているかを、社員1人1人がしっかりとチェックするようにしましょう。





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